Nel vasto panorama delle attività quotidiane, che si tratti di lavoro o vita privata, ci troviamo spesso di fronte alla complessa decisione di che cosa sia meglio affrontare prima, cosa rimandare, cosa delegare e che cosa invece escludere completamente dalla nostra lista.
Se chiedessimo a qualcuno di tracciare una linea chiara tra i termini importanza, urgenza e priorità, probabilmente si troverebbe in difficoltà poiché, nel linguaggio comune, tendiamo a utilizzarli come se fossero sinonimi.
Dobbiamo tenere a mente che questi 3 concetti non sono affatto intercambiabili. Comprenderne la differenza è un aspetto cruciale che potrebbe rivelarsi tanto importante quanto urgente per completare i progetti, seguendo le proprie priorità personali.
In questo breve articolo esploreremo il delicato equilibrio tra queste tre dimensioni, presentando un esempio molto semplice per ottimizzare le attività quotidiane e massimizzare la produttività.
Priorità
La priorità è ciò che permette di definire la scala gerarchica della to do list quotidiana. Possiede due componenti: urgenza ed importanza.
Urgenza
Quando parliamo di urgenza ci riferiamo ad un fattore oggettivo determinato esclusivamente dal tempo.
Importanza
L’importanza invece è un fattore soggettivo caratterizzato dal contesto e da un binomio valore/utilità.
Definita la differenza tra questi 3 concetti, come determinare l’ordine delle cose da fare? Se si tratta di due alternative rispetto alle quali una è più urgente e più importante dell’altra la scelta è facile. Ma quando una è più urgente e l’altra più importante?
La matrice di Eisenhower/Covey
È uno strumento che illustra schematicamente le quattro possibili combinazioni tra importanza e urgenza. Questo schema indicato per classificare le priorità gestionali, permettendo di generare un calendario con le diverse attività da svolgere.
Osservandolo è facile intuire come, escluse le emergenze impellenti, l’importanza è da considerare prioritaria rispetto all’urgenza in quanto pianificare le cose in base alle priorità permette di non ritrovarsi nelle situazioni di emergenza.
Vediamo nel dettaglio i 4 quadranti che compongono la matrice:
Quadrante #1 – definito anche di crisi, riguarda le cose sia importanti che urgenti, non è difficile quindi stabilire una priorità per queste attività in quanto dovranno essere fatte prima possibile senza possibilità di delegarle.
Quadrante #2 – qualità – riguarda le attività importanti ma non urgenti. Tutto ciò che può essere pianificato nel medio o lungo periodo, orientato al miglioramento di un determinato aspetto (personale, professionale o altro). Non rimandare troppo queste attività è essenziale per non vederle spostate nel quadrante 1#.
Quadrante #3 – inganno – si concentra sulle attività che dovrebbero essere delegate in quanto non apportano alcun valore o utilità ma possono spesso ingannare in quanto urgenti.
Quadrante #4 – spreco – In questa combinazione non abbiamo né urgenza né importanza, le attività in questo contesto possono essere semplicemente eliminate.
Diventa chiaro, quindi, quanto l’importanza sia sempre da privilegiare rispetto all’urgenza in un contesto nel quale non siano presenti entrambe. Pianificare in anticipo permette di ridurre le situazioni di emergenza. La matrice di Eisenhower/Covey fornisce un valido strumento per organizzare le attività in base a queste dimensioni. In altre parole, prevenire è sempre meglio che curare.